DIVE INTO CODE

2019年11月24日

効率的な仕事の進め方:「拘束される、こなすような仕事」の場合

「もっと効率的に仕事を進めたい!」とお悩みの方に対して、DIVE INTO CODEの代表の野呂が「効率的な仕事の進め方」をテーマにたっぷりと語らせていただく本企画。今回は、4つの仕事のタイプの中から「拘束される、こなすような仕事」について、効率化の考え方などをより詳しくお話していきます。

【こんな方におすすめ】
・もっと効率的に仕事を進めたいと考えている方
・仕事への取り組み方に悩みを持っている方
・ルーティンワークの取り組み方をより効率化したい方

【目次】
1.「拘束される、こなすような仕事」の効率化
 ・「拘束される、こなすような仕事」はマニュアルにより効率化できる
 ・マニュアル化による効率化のポイント
2.マニュアルによる効率化の効果をより高めるには
 ・身体の動かし方も効率化しよう
 ・仕事環境は小さいことまでこだわって効率化の工夫をしよう
3.まとめ

■話し手
DIVE INTO CODE 代表 野呂 浩良
■聞き手
StartGate 永田 拓也

「拘束される、こなすような仕事」の効率化

「拘束される、こなすような仕事」はマニュアルにより効率化できる

以前「効率的な仕事の進め方とは」という記事で「拘束される、頭を使って考える仕事」「拘束される、こなすような仕事」「自由度が高い、こなすような仕事」「自由度が高い、頭を使って考える仕事」という4タイプの仕事別に、それぞれ効率化の考え方についてお話いただきました。
Image from Gyazo
今回は、この中の②の「拘束される、こなすような仕事」について、効率化の考え方などをより詳しく教えていただきたいと思います。

分かりました。「拘束される、こなすような仕事」というのは、例えば情報入力の作業とか、あるいは店舗における接客や品出しの作業など、作業内容がある程度固定化されているような仕事のことです。このような仕事については、「連続処理」や「手順の最適化」といった方法が有効ですね。

「連続処理」や「手順の最適化」ですか。具体的に、どのように取り組めば良いでしょうか?

「連続処理」や「手順の最適化」の具体的な方法としては、マニュアルや手順書を作るのがとても有効です。特に、毎日や毎週など定例的にやっている仕事に対しては大きな効果を発揮します。

マニュアル化による効率化のポイント

マニュアル化による効率化のポイントは、マニュアルを作りっぱなしにするのではなく、毎回の仕事で内容を見直すことです。そうすると「これは必要ない手順かもしれない」「これは方法を変えればもっと速くできる」などの改善点を発見し、仕事の効率化につなげることができます。

マニュアルとして明文化することで、改善点を見つけやすくなる訳ですね。マニュアルがチェックリストとしての役割も果たすことも、仕事の効率化に効果がありそうです。

仰るとおりです。「何をやるんだっけ…?」と、ド忘れしたのを思い出すのには、時間もエネルギーもかかります。そういった無駄な時間をなくせるだけでも、かなり効果があると思います。

マニュアルによる効率化の効果をより高めるには

身体の動かし方も効率化しよう

次に、自分の身体を動かすことについての効率化についてお話しましょう。

身体を動かすことの効率化ですか…具体的に、どのようなことでしょうか?

例えば小売店での品出しの作業や、飲食店でのお客様対応など、「移動」をするような仕事をイメージしてください。この「移動」について、どのルートが最短なのか、あるいは「移動」自体を少なくするにはどのように準備をすれば良いのかを常に考えてみることが、仕事の効率化につながります。例えば私が小売店で働いていたときは、品出しの際に商品をすべて開梱して、棚ごとに並び替えてから作業をするという工夫をしていました。

なるほど。挙げていただいた具体例以外にも、いろいろな作業において工夫する余地がありそうですね。

仕事環境は小さいことまでこだわって効率化の工夫をしよう

Image from Gyazo

また、作業に必要なツールや資料などを使いやすいように整理整頓することも、仕事の効率化に大きな効果があります。オフィスワークであれば、例えば自分のデスクのどこに書類をまとめるかなどをルール化することが大事ですね。自分の家が散らかっているのは問題ないですけど、仕事をする環境については小さいことまでこだわって、仕事の効率化を図る工夫をすべきでしょう。

整理整頓などの効率化の工夫も仕事に含まれる、ということですね。仕事の効率化によって時間が生まれれば、仕事について考える時間に充てられて、より良い仕事につながりますからね。

そうです。有名な事例をお話すると、例えば牛丼屋さんって「美味い」「早い」「安い」を実現するために、カウンターにお客さんが座って注文した時に、注文を受ける人と調理をする人とのやりとりについて、とても細かに取り決めをしているんです。また、店舗の設計も、スムーズに商品が提供できるように工夫されています。牛丼屋さんってスタッフのスペースが細長くなっていることがありますよね。あれも、バケツリレーのように商品を素早く出せるようにするためなんですよ。

いわば空間のマニュアル化ですか。それは相当、徹底されている事例ですね。

決まった仕事を、決まった空間内で行なうからこそ、このようなマニュアル化の徹底がより効果を発揮する訳ですね。牛丼屋さんのようなレベルでの徹底は難しいかもしれませんが、小さなことでも良いので、効率化の工夫を積み重ねることが大事です。例えば、1回の作業あたりで10秒の節約しかできなくとも、それが何百回、何千回も積み重なっていけば、何時間もの時間を生み出せる訳ですから。

「拘束される、こなすような仕事」については、仕事の効率化はなかなか難しいんじゃないかと思っていましたけど、そんなことはないんですね。

そうなんです。何より、同期やライバルたちと差をつくりたい、成果を出せるようになりたいのであれば、こういった仕事における効率化によって時間をつくりだすことが、とても重要な意味を持ちます。たとえ仕事そのものの成果が小さくても、時間をかけることで大きな成果につなげることができるからです。ですからぜひ、まずは「拘束される、こなすような仕事」について効率化を図ってみてください!

まとめ

・「拘束される、こなすような仕事」の効率化は、マニュアルや手順書を作るのが有効。作りっぱなしにするのではなく、都度内容を見直すことで効果アップ
・身体を動かす仕事も効率化できる。常に、どのような手順が最短か、作業を少なくするにはどのような準備をすれば良いかを考えよう
・作業に必要なツールや資料などを使いやすいように整理整頓するなど、仕事環境は小さいことまでこだわって効率化の工夫をしよう

今回ご紹介した以外のタイプごとの仕事の効率化及びエネルギーチャージの仕方については、下記の記事でそれぞれ詳しく解説しております。
■「効率的な仕事の進め方とは」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『拘束される、頭を使って考える仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『自由度が高い、こなすような仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『自由度が高い、頭を使って考える仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:エネルギーチャージの方法」の記事はこちら

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