効率的な仕事の進め方：「拘束される、頭を使って考える仕事」の場合

ディープロの代表の野呂が「効率的な仕事の進め方」をテーマにたっぷりと語らせていただく本企画。今回は、4つの仕事のタイプの中から「拘束される、頭を使って考える仕事」について、効率化の考え方などをより詳しくお話していきます。

「もっと効率的に仕事を進めたい！」とお悩みの方に対して、ディープロの代表の野呂が「効率的な仕事の進め方」をテーマにたっぷりと語らせていただく本企画。今回は、4つの仕事のタイプの中から「拘束される、頭を使って考える仕事」について、効率化の考え方などをより詳しくお話していきます。

【こんな方におすすめ】
・もっと効率的に仕事を進めたいと考えている方
・仕事への取り組み方に悩みを持っている方
・社内ミーティングや商談などをより効率的に、確実な仕事にしたい方

【目次】
1．「拘束される、頭を使って考える仕事」の効率化
　・「こなすような仕事」との違い
　・「拘束される、頭を使って考える仕事」は「目的」を意識した事前準備により効率化できる
　・大事なことは、作業自体を目的化しないこと
2．上司や商談相手に過度に遠慮せずに合意を取りにいこう
3．まとめ

■話し手
ディープロ 代表 野呂 浩良
■聞き手
StartGate 永田 拓也

「拘束される、頭を使って考える仕事」の効率化

「こなすような仕事」との違い

以前「効率的な仕事の進め方とは」という記事で「拘束される、頭を使って考える仕事」「拘束される、こなすような仕事」「自由度が高い、こなすような仕事」「自由度が高い、頭を使って考える仕事」という4タイプの仕事別に、それぞれ効率化の考え方についてお話いただきました。

今回は、この中の①の「拘束される、頭を使って考える仕事」について、効率化の考え方などをより詳しく教えていただきたいと思います。

分かりました。「拘束される、頭を使って考える仕事」というのは、例えば社内ミーティングや商談などのような仕事が当てはまります。こういった仕事は「相手がいることが多い」というのが特徴であり、相手と「調整」をしたり、時には「説得」をする必要も出てきます。

「こなすような仕事」との違いはなんでしょうか？

手順だけ決めてルーティン化することができないという点が大きな違いです。ですから「こなすような仕事」の効率化として有効だった「マニュアルを作る」という手段はほとんど通用しないことになりますね。

定例的に開催される社内ミーティングであっても、議題やテーマあるいは話される内容は、毎回変わるものですからね。では「拘束される、頭を使って考える仕事」は、どのような手段で効率化ができるのでしょうか？ぜひ教えてください！

「拘束される、頭を使って考える仕事」は「目的」を意識した事前準備により効率化できる

「拘束される、頭を使って考える仕事」を効率化するためには、「事前準備」がとても重要です。というか、これは絶対に必要な作業だと考えてください。ただし、気をつけていただきたいのは「いきなり準備を始めない」ということです。

いきなり準備を始めてはいけないんですか？それはどういうことでしょうか？

いきなり準備を始めるのではなく、その仕事で何を実現したいのかという「目的」を思い出して、それに対して手を打つことを考えるのが大事です。例えば商談であれば、商談相手の担当者に自社のサービスを導入することを意思決定してもらうことや、あるいは導入するサービスの内容を具体的に決めることが「目的」になると思います。それであれば、サービスに関する提案資料を準備するのではなくて、まず先に商談相手に電話でヒアリングなどをすることがよりダイレクトに結果につながる訳です。そこでもし商談相手と合意が取れてしまえば、その商談すら行かなくても良くなる可能性だってあります。

なるほど、確かにそうですね！商談が設定されたからといって、必ずしもそこで決めなければいけないというルールはないということですね。

大事なことは、作業自体を目的化しないこと

もちろん、事前の対応だけで決めてしまうことだけが効率化ではありません。例えば「明日はどこまで決められれば良いでしょうか？」といった具合に「目的」を確認し合う程度に留めるのでも良いこともあります。良くないのは、商談やミーティングのテーブルについてから「さて、何を決めましょうか…」と始めるようなやり方です。これでは時間がかかってしまいますし、場合によっては資料などの事前準備が無駄になってしまいます。

それは確かに、私も経験したことがあります！

そうですよね。これはきっと誰もが経験しているのではないでしょうか？こういった無駄な時間の使い方は、ぜひ改善してほしいと思います。

上司や商談相手に過度に遠慮せずに合意を取りにいこう

私自身も経験したことですが、新人や若手の場合だと、上司や商談相手などに事前の確認をとること自体がちょっと怖いかもしれません。「そんなこと確認するのか？」「今さら聞くなよ！」などと怒られてしまう気がしてしまいますが、実際にはそんなことないと思います。伝えたいこと、確認したいことがあるのならば、あらかじめ行動しておくことはとても大事です。

「この人、仕事できるな」と思う人って、そういった事前準備や根回しがとても上手ですからね。

そうです。仕事ができる人は、「商談やミーティングでは最終確認だけをする」という流れを作るのに長けています。加えて言えば、それをしておかないと、商談やミーティングでちゃぶ台返しを食らってしまうこともあるんですよ。そうなってしまったら事前準備が無駄になるばかりか、さらに余計な時間をかけてしまうことになります。

最終的な目的は「合意を取ること」であり、そのためにどのような手順を踏むのかは自由ということですね。

そうです。逆に言えば、必ず「合意をとること」は忘れないようにすることが大事です。最も良くないのは、合意を取らずに勝手に決めてしまうことです。それが1番紛糾してしまいやすいでし、相手や周囲からの信頼を失うことにもつながります。

意外とそのミスを犯してしまう人もいますけど、それは絶対にやってはいけませんね。今回の「拘束される、頭を使って考える仕事」の効率的な進め方についてまとめると、「最終的な目的をしっかりと見据えた上で、どうやればその目的まで効率的にたどり着けるのかを考えて工夫することが大事」ということですね。

そうです。ぜひ、トライしてみてください！

まとめ

・「拘束される、頭を使って考える仕事」を効率化するためには、「事前準備」が必要不可欠
・いきなり事前準備を始めるのではなく、その仕事で何を実現したいのかという「目的」を思い出して、それに対して手を打つことを考えてみよう
・大事なことは、作業自体を目的化しないこと。商談やミーティングのテーブルについてから「さて、何を決めましょうか…」と始めるようなやり方は避けよう
・商談やミーティングの前に、上司や商談相手に過度に遠慮せずに合意を取りにいこう

今回ご紹介した以外のタイプごとの仕事の効率化及びエネルギーチャージの仕方については、下記の記事でそれぞれ詳しく解説しております。
■「効率的な仕事の進め方とは」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方：『拘束される、こなすような仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方：『自由度が高い、こなすような仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方：『自由度が高い、頭を使って考える仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方：エネルギーチャージの方法」の記事はこちら

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