DIVE INTO CODE

2019年11月24日

効率的な仕事の進め方とは

Aws4 request&x amz signedheaders=host&x amz signature=65c4da450e19a671b38407160ec75869413fb4e2ac4e2e2d88451a44f94f2982

「もっと効率的に仕事を進めたい!」と、誰もが思うことでしょう。いろいろと工夫してはみるものの、効果があまりでなかったり、長続きしないという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、かつて12年間にわたって自分の時間の使い方のデータをとり続け、その結果から独自のタイムマネジメント術を編み出したDIVE INTO CODEの代表の野呂が、「効率的な仕事の進め方」をテーマにたっぷりと語らせていただきます。

今回は、効率的な仕事の進め方について、「仕事を4つのタイプに分けて考えてみる」という視点から概論をまとめました。ぜひご覧ください!

【こんな方におすすめ】
・もっと効率的に仕事を進めたいと考えている方
・仕事への取り組み方に悩みを持っている方
・休息の取り方に悩みを持っている方

【目次】
1.効率的な仕事の進め方とは
 ・拘束される、頭を使って考える仕事の場合
 ・拘束される、こなすような仕事の場合
 ・自由度が高い、こなすような仕事の場合
 ・自由度が高い、頭を使って考える仕事の場合
2.エネルギーチャージの重要性
3.まとめ

■話し手
DIVE INTO CODE 代表 野呂 浩良
■聞き手
StartGate 永田 拓也

効率的な仕事の進め方とは

今回は「効率的な仕事の進め方」についてお話をお聞きしたいなと思います。特に新卒や若手の時って「なぜあの人はあんなに仕事が早くできるのだろう」といったことを思いがちですよね。

仰るとおりですね。今回は、私が今まで「時間」を記録しながら「どうすれば効率的に仕事ができるのか」ということを考えてきた経験から、ノウハウをお伝えしようと思います。

お願いします。

そのためには、まずは仕事を2つの軸をもとに、4つに分けて考えていただきたいんです。1つ目の軸が「拘束される仕事か、自由度が高い仕事か」、もう1つの軸が「こなすような仕事か、頭を使って考える仕事か」です。この2つの軸で分割することで、仕事を次のような4つのタイプに分けることができます。
Image from Gyazo
これら4つのタイプごとに、効率的な仕事の進め方は変わってきます。それぞれ解説しようとすると長くなってしまうので、今日は簡単に概略をお話いたしましょう。

拘束される、頭を使って考える仕事の場合

まず1つ目の「拘束される、頭を使って考える仕事」。これはミーティングや商談などのような仕事が当てはまります。このような仕事では事前準備や根回しが重要です。例えばミーティングの場合は、上司などに予め「こういった感じでいいですよね?」という合意形成をとっておけば、ミーティングの場でバチッと決まる訳です。

ミーティングの場で初めて話を持ち出すのではなく、予め根回しをしておくことで、ミーティングで余計な時間をかけないということですね。

拘束される、こなすような仕事の場合

次に「拘束される、こなすような仕事」の場合。これはある程度、作業内容が固定化されているような仕事が多いですね。例えば情報入力の作業とか、あるいは店舗における接客や品出しの作業もこれに当てはまります。こういった仕事の場合は、どうすれば効率的に作業できるかを考えて、手順書やマニュアルを作ってみると良いでしょう。

なるほど。手順書やマニュアルを作ることには、作業内容を他者にも共有できるというメリットもありますから、良いですね。

自由度が高い、こなすような仕事

3つ目が「自由度が高い、こなすような仕事」です。これは、スキマ時間を活用することが大事ですね。例えば通勤時間の1時間も、メールに目を通したりすることができるはずです。また、仕事ではなくとも、少しでも自分の身になることをすることをおすすめします。仕事に関連するニュースや読み物を読んでみたり、あるいは仕事に向けて思考を整理したりなど。できることはいろいろあるはずです。

ついスマホをいじって時間をつぶしがちですけど、少しでも仕事につながるようなことができれば、より効率的な仕事につながるということですね。

自由度が高い、頭を使って考える仕事

そして4つ目が「自由度が高い、頭を使って考える仕事」ですね。これは企画提案や課題設定、問題提起をする仕事が当てはまります。外資系コンサルがしている仕事がまさにそうですね。こういった仕事を効率的に行なうために重要なのは、きちっと事実を捉えて、何が問題なのかを整理して、そして解決策を提示することです。そのためには「ピラミッドストラクチャー」や「ソラ・アメ・カサ」などのフレームワークをうまく活用することが有効ですね。

自由度が高いからこそ、体系化されたツールをうまく活用することが効率化の近道、ということですね。

エネルギーチャージの重要性

ここまでは、仕事を4つのタイプに分けて、それぞれについて効率化のノウハウをお伝えしてきました。これらを極めればずいぶん仕事が効率的になると思いますが、一方で仕事を効率的に進めるためには、きちんとエネルギーをチャージすることも必要なんです。

バリバリ仕事を進めていくには、エネルギーを消費しますからね。エネルギーチャージのうまさも最終的には仕事の効率化につながる訳ですね。

そうです。例えば友達と一緒に楽しい時を過ごしたりとか、映画を観に行って感動して涙を流したりとか、旅行に行って気分転換をしたりとか、あるいはボケーッとしながら1日を過ごすのでも良いでしょう。きちんとエネルギーをチャージできる人が、ここぞという時にパワーを発揮することができます。

なるほど。ちゃんと「エネルギーをチャージするぞ!」と意識して臨むことも大事なことのように思いますね。

特にボケーッとすることについては「時間を浪費してしまった…」と感じてしまう人もいるかもしれませんが、それはそれで良いんですよ。大事なことは、そういった休息が必要なタイミングを自分で理解して、その上で計画的にエネルギーチャージのタイミングを取ることです。

「自分のオンとオフの切り替え方法をきちんと理解する」ということですね。ちなみに野呂さんの場合は、オンとオフの比率はどのようになっていますか?

私の場合は8:2くらいですかね。「オフが2しかないのは少ないかな」と感じる人もいるかもしれませんが、私は人とお話をすることもエネルギーチャージになるタイプなんです。ですから、こうして情報発信をしたりセミナーなどでお話をすることでもエネルギーを貯められますから、オフの割合が小さくても問題ない訳ですね。

野呂さんは9:1くらいかなと思っていましたから、逆に意外でした(笑)エネルギーがチャージできる仕事もあるっていうのは、結構重要なポイントかもしれませんね。私も野呂さんと同じく情報発信でエネルギーチャージできるタイプですけど、人によっては例えばチームで何かを達成することで元気になれる、ということもあるでしょう。

仰るとおりです。プライベートも含めて、エネルギーの発散とチャージのバランスを取ることを意識してみてください。

まとめ

・仕事は「拘束される仕事か、自由度が高い仕事か」「こなすような仕事か、頭を使って考える仕事か」で4タイプに分けられる。それぞれ効率的な仕事の進め方は変わってくる
・仕事を効率的に進めるためには、きちんとエネルギーを貯めることも必要
・エネルギーがチャージできる仕事もある。プライベートも含めて、エネルギーの発散とチャージのバランスをとることを意識しよう

今回のポイントは、仕事は「拘束される仕事か、自由度が高い仕事か」「こなすような仕事か、頭を使って考える仕事か」という2つの軸で、4つのタイプに分けることができること、そしてそれぞれのタイプに対して、効率化の方法が変わってくる、ということです。加えて、仕事を効率的に進めるためのエネルギーチャージの重要性についても少し触れさせていただきました。

4つのタイプごとの仕事の効率化及びエネルギーチャージの方法については、下記の記事でそれぞれ詳しく解説しております。ぜひ、今回の記事と合わせてご覧ください。

■「効率的な仕事の進め方:『拘束される、頭を使って考える仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『拘束される、こなすような仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『自由度が高い、こなすような仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:『自由度が高い、頭を使って考える仕事』の場合」の記事はこちら
■「効率的な仕事の進め方:エネルギーチャージの方法」の記事はこちら

DIVE INTO CODEの公式HPこちら
DIVE INTO CODEの無料カウンセリング予約こちら

DIVE INTO CODEのことをもっと知ってみませんか?