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2020年01月10日

3年後、ありたい姿に到達するためのPDCAサイクル:③Doにおける6つのポイント

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誰しもが、いつかはこうなりたいという「ありたい姿」のイメージを持っていることでしょう。しかし、「ありたい姿」をぼんやりと思い描いているだけでは、そこに到達することはできません。そこで今回、「ありたい姿」に到達するための方法論として、PDCAサイクルを回すことの必要性についてお話していく企画を立てました。第3回となる今回は、PDCAサイクルのDoについて、押さえておきたい6つのポイントをお話していきます。

【こんな方におすすめ】
・自分の「ありたい姿」に到達するための方法を知りたい方
・PDCAサイクルについて理解したい方

【目次】
1.PDCAサイクルのDoの押さえるべき6つのポイント
 ・その1:マイルールを持つ
 ・その2:断つ
 ・その3:捨てる
 ・その4:任せる
 ・その5:段取る
 ・その6:濃縮する
2.どれか1つでも欠ければうまくいかない!6つのポイントすべてを意識しよう
3.まとめ

■話し手
DIVE INTO CODE 代表 野呂 浩良
■聞き手
StartGate 永田 拓也

PDCAサイクルのDoの押さえるべき6つのポイント

「3年後、ありたい姿に到達するために」というテーマを据えて、その方法論としてPDCAサイクルについてお話をお聞きする本企画。今回は、PDCAサイクルのDoについて、どのように取り組むことが重要なのかを解説していただきます。

Image from Gyazo

わかりました。今回もさっそく本題に入っていきましょう。PDCAサイクルのDoについては、6つのポイントがあります。1つ目が「マイルールを持つ」、2つ目が「断つ」、3つ目が「捨てる」、4つ目が「任せる」、5つ目が「段取る」、そして6つ目が「濃縮する」です。

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それぞれ詳しく説明をお願いします!

その1:マイルールを持つ

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1つ目の「マイルールを持つ」について。これは、日々発生する「選択」の機会に対してルールを設定することで、迷う余地をなくしてしまいましょうという話です。例えばその日着る洋服について、「月曜日はこれを着て、火曜日はこれを着て、…」といった具合にパターンを決めてしまうイメージです。オフィスに出社する際にコンビニに寄る習慣がある人の場合は、コンビニで買うものをあらかじめ決めるのもマイルールですね。こういったマイルールを設定することで、意思決定に費やすエネルギーや時間を削減することができます。

選択することって、意外とエネルギーと時間を使いますからね。ですが、それがどのように「ありたい姿」に到達することに関係するのでしょうか?

日々発生する意思決定に費やすエネルギーや時間を削減することで、「ありたい姿」に到達するためのエネルギーや時間をより多く確保できるようになります。

その2:断つ

次に「断つ」について。これは、「自分の中にあるものではなくて、外からやってくるものを断つ」というイメージです。例えば人から何かを頼まれることって、結構ありますよね。これらの頼まれごとを安請け合いせずに、自分の「ありたい姿」という目的を基準にきちんと選別しましょう。

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ロジックはよく分かります。一方で、実際に選別をする際には悩んでしまいそうなのですが、いかがでしょうか?

仰るとおり、難しいです。その場では自分の目的に合致しなくても、その頼まれごとを引き受けることで、後からその人に助けてもらえるといったこともありますから。ですから、「自分自身でどうしても納得できない頼まれごとは極力断る」というスタンスでまずは取り組んでみてください。彼女がいるのに合コンに行くのは、本意ではないですよね。断たなくては!(笑)

なるほど。でもやはり、断るのには勇気がいるように感じますが…。

「頼まれごと」と聞くと仕事の話のように思えてしまうので、難しく感じるのだと思います。でも、これは仕事の話に限らず、例えば飲み会の二次会に「おいでよ!」と言われるシーンなども当てはまるんですよ。飲み会に人数合わせて呼ばれるようなシーンもそうですね。

そう考えると、たしかに断ることができそうなシーンがいろいろとありそうですね。まずは断れそうなシーンから、勇気を持って断ることを試していくと良いですね。

その3:捨てる

3つ目の「捨てる」について。これは先程とは逆で、「自分の中に持っているものを捨てる」ということです。特に、自分の中でずっとこだわりを持って続けている行動習慣について改めて考えてみて、不要なものがあれば止めてしまいましょう。

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「行動習慣について改めて考えてみる」ですか。具体的にどのような行動習慣をチェックすべきでしょうか?

例えば、毎朝オフィスで30分かけて入念に書類をチェックをするという行動習慣がある場合。「本当に30分もかけて行なう必要があるのか?」「そこでのチェック作業はそもそも本当に必要なことなのか?」といった視点から考えてみると、もしかしたらチェック作業自体を止めてしまっても良いかもしれませんよね。であるならば、思い切って止めてしまいましょう。
他にも、普段はメールで連絡をとっている場合。メールって、文字を打ったり返信を待ったりするのに時間がかかるんですよね。それであれば、メールではなくて電話にすることで、よりスピード感を持って行動できるようになったりします。このように、必要だと思って始めて、それがいつの間にか当たり前になっている行動習慣について、1度見直してみると良いでしょう。

その4:任せる

4つ目の「任せる」。これはイメージしやすいですね。要は、同僚や後輩、あるいは場合によっては先輩や上司などに「任せる」ことで、自分のエネルギーや時間を確保しようということです。

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先輩や上司などに任せるという点がポイントですね。同僚や後輩に任せるのも気が引けてしまうという人も少なくないと思うのですが、任せることのポイントはありますか?

「任せる」と聞くとハードルが高いように聞こえますが、任せることの最初の一歩は「これはどうやれば早く終わりますかね?」といった具合に「相談」をすることなんです。ですから、人に任せるのが苦手な人は、まずは相談をすることから試してみてください。

相談を持ちかける時に使えるテクニックはありますか?

「その作業が得意そうな人に相談してみる」というテクニックがあります。例えば、社内旅行の企画をしなければいけない場合には、旅行を趣味としている人に相談してみると良いですね。そうすることで、たとえ作業すべてを任せることはできなくても、作業を円滑に進めるためのヒントを得られたりします。

その5:段取る

5つ目の「段取る」。これは、タスクひとつひとつに対して、「どういうステップで取り組めば完了できるか?」という道筋をきちんと頭の中で整理しましょうという話です。分かりやすい例を出すならば、「ボルダリング」というスポーツが良いですね。永田さん、ボルダリングはご存じですか?

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わかります。壁に設置されている突起物を使って登っていくスポーツですよね?

そうです。ボルダリングは最終的に1番上にある突起物にタッチするのが目的ですが、そこに至るまでにどの突起物を選ぶかは自由です。突起物の選び方次第で頂上にたどり着くまでの難易度やスピードが変わってきますし、場合によっては到達できないなんてこともあります。ですから、突起物を登っていく体力やスキルはもちろんのこと、「どの突起物を、どのように登っていこうか?」をイメージして最善のルートを選ぶことが大事なんです。これが「段取る」ことの重要性です。

その6:濃縮する

最後、6つ目の「濃縮する」について。これはつまり「集中する」ということです。何かタスクに臨むときって、気が散った状態で取り組むよりも、しっかり集中して取り組んだ方が、圧倒的に早く終わりますよね。

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なるほど。集中して取り組むことによって、結果的にタスクにかかる時間が濃縮されるということですね。とはいえ、集中することが大事だとは誰もが分かっていると思うんですけど、「集中する」ことのテクニックは何かあるんですか?

ひとつ、大事な教訓があります。それは「人間は期限を決めないと始めることができない」という心理です。例えば、夜に恋人とデートする予定を入れれば、その時間までに仕事を終わらせようと努力するはずですよね?この心理を利用して「その時間までに終わらせないといけない!」という期限を決めることが、「集中する」ためにはとても有効です。

どれか1つでも欠ければうまくいかない!6つのポイントすべてを意識しよう

今回、PDCAサイクルのDoについて、どのように取り組むことが重要なのかを、6つのポイントで解説していただきました。これら6つのポイントについて、最後にアドバイスなどありますか?

大事なことは、これら6つのポイントをしっかりと意識して、それぞれに日頃から取り組んでいくことです。どれか1つでも欠けてしまってはうまくいきません。

なるほど。もし、Doについてうまくいっていない感じがするならば、これら6つのポイントについて振り返って考えてみることが必要ですね。

仰るとおりです。

まとめ

・PDCAサイクルのDoのポイントは、「マイルールを持つ」「断つ」「捨てる」「任せる」「段取る」「濃縮する」の6つ
・PDCAサイクルのDoの6つのポイントは、どれか1つでも欠ければうまくいかない!6つのポイントすべてを意識しよう

PDCAサイクルのDoで大事なポイントは6つと多いですが、どれか1つでも欠けてしまえば、Doはうまくいきません。とはいえ、いきなりすべてのポイントに100%で取り組むのはハードルが高いので、まずはそれぞれ、できる範囲から取り組んでみてください。

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■「3年後、ありたい姿に到達するためのPDCAサイクル:②Planはあみだくじを遡れ!」の記事はこちら
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